Google Docs چیست؟

گوگل داکس برای اولین بار در سال ۲۰۰۶ منتشر شد. این برنامه یک برگه Word رایگان مبتنی بر وب است که در آن اسناد را می‌توان به عنوان بخشی از مجموعه برنامه‌های کاربردی وب رایگان ویرایشگر Google Docs ایجاد، ویرایش و ذخیره کرد. پلتفرم بهره وری مبتنی بر ابر همچنین شامل Google Sheets، Google Slides، Google Drawings، Google Forms، Google Sites و Google Keep نیز هست.

کاربران گوگل داکس می‌توانند اسناد آنلاین را با فونت‌ها و قالب‌های فایل مختلف وارد، ایجاد، ویرایش و به‌روزرسانی کنند که از هر رایانه‌ای با اتصال اینترنت و مرورگر وب قابل دسترسی باشد. همچنین می‌توانند از دستگاه‌های تلفن همراه با سیستم‌عامل Android، Chrome یا iOS به اسناد دسترسی داشته باشند و اسناد جدیدی برای کار از دستگاه خود ایجاد کنند. برای آشنایی با نحوه عملکرد این برنامه و تفاوت آن با مایکروسافت Word با ما تا انتهای این مطلب در مجله اعتبارکالا همراه باشید.

چگونه با گوگل داکس کار کنیم؟

برای استفاده از این نرم افزار، کاربران باید یک حساب Google رایگان ایجاد کنند. با این کار یک آدرس ایمیل جیمیل نیز به آن‌ها داده می‌شود. برای شروع، به سادگی به docs.google.com یا به Google Docs از حساب ذخیره سازی آنلاین Gmail یا Google Drive بروید.

اگرچه دسترسی عمومی برای همه رایگان است؛ با این حال، پیشنهاد تجاری Google، Google Workspace، این برنامه‌ها را با قابلیت‌های بیشتر متمرکز بر کسب‌وکار به عنوان بخشی از اشتراک ماهانه به کاربران ارائه می‌دهد.

مزایای استفاده از گوگل داکس

یکی از مزایای اصلی استفاده از Google Docs این است که همکاران می‌توانند تاریخچه بازبینی هر گونه تغییر ایجاد شده در اسناد Google و زمانی که این تغییرات در تاریخچه نسخه انجام شده است را مشاهده کنند.

کاربران همچنین می توانند کنترل کنند که چه کسی کار آنها را می‌بیند و به آن دسترسی دارد تا از این طریق بتوانند حریم خصوصی را در یک محیط تجاری یا شخصی حفظ کنند. گوگل داکس همچنین ابزارهای داخلی ویژه‌ای برای اعمال تغییرات به صورت هایلایت شده ارائه می‌دهد که به کاربران اجازه می‌دهد در مورد تغییرات صورت گرفته بحث و با یکدیگر کار کنند.

از آنجایی که اسناد به صورت آنلاین ذخیره می‌شوند و می‌توانند در رایانه‌های کاربران ذخیره شوند، خطر از دست رفتن کل داده‌ها در نتیجه یک خطای محلی وجود ندارد. بنابراین، Google Docs یک گزینه ایده‌آل پردازش متون برای تولید کنندگان محتوا، نویسندگان وبلاگ یا دانش‌آموزانی است که از آن برای نوشتن تکالیف خود استفاده می‌کنند.

گوگل داکس چه تفاوتی با مایکروسافت ورد دارد؟

در حالی که Google Docs و Microsoft Word هر دو برای پردازش متون استفاده می‌شوند، تفاوت‌های کلیدی بین این دو برنامه وجود دارد.

گوگل داکس یک برنامه رایگان مبتنی بر وب است، در حالی که Microsoft Word بخشی از مجموعه Microsoft Office است که برای استفاده از آن باید خریداری شود. کاربران می‌توانند اسناد Microsoft Word یا Google Docs را به صورت آفلاین یا در فضای ابری از طریق Microsoft OneDrive برای اولی و Google Drive برای دومی ذخیره کنند.

در نهایت، Google Docs و Microsoft Word دارای ویژگی‌های همکاری هستند. این بدان معناست که دو یا چند نفر می‌توانند هم‌زمان اسناد را با یکدیگر تبادل کرده و به اشتراک بگذارند.

سایر جایگزین‌های Google برای محصولات مایکروسافت آفیس

همانطور که در بالا ذکر شد، برنامه Google Docs تنها یکی از چندین برنامه Google است که برای کمک به افزایش بهره وری و تسهیل عملیات تجاری در دسترس است. در ادامه چند نمونه از برنامه‌های دیگر از گوگل را معرفی خواهیم کرد.

• برنامه Google Sheets گزینه رایگان Google بجای Microsoft Excel است که قابلیت ایجاد و ویرایش صفحات گسترده را در زمان واقعی ارائه می‌دهد.
• برنامه Google Slides گزینه رایگان گوگل برای  مایکروسافت پاورپوینت است و شامل انواع قالب‌ها، انتقال‌ها، تم‌ها و موارد دیگر است.
• برنامه Google Drive سیستم ذخیره‌سازی فایل مبتنی بر ابر گوگل است که مشابه مایکروسافت OneDrive است.
• برنامه Google Calendar برنامه مدیریت زمان گوگل است که می‌تواند برای برنامه ریزی قرار ملاقات‌ها، تنظیم یادآورها و موارد دیگر استفاده شود.
• برنامه Google Hangouts پلتفرم پیام رسانی Google است که می‌تواند برای مکالمات متنی، صوتی و تصویری استفاده شود.
• برنامه Google Forms فرم ساز گوگل است که می‌تواند برای ایجاد نظرسنجی، پرسشنامه، آزمون‌ها و موارد دیگر استفاده شود.

مشکلات رایج گوگل داکس

ماهیت مبتنی بر ابر Google Docs باعث ایجاد نگرانی در میان برخی از نویسندگان شده است که کار آنها ممکن است خصوصی یا ایمن نباشد. در حالی که Google اقداماتی را برای محافظت از حریم خصوصی کاربر انجام می‌دهد، امنیت داده‌ها را نمی‌توان تضمین کرد.

به عنوان مثال، اگر Google دچار مشکل شود، ممکن است Google Docs به طور موقت از دسترس خارج شود یا کاربران دسترسی خود را به آن از دست بدهند، در چنین شرایطی Google نمی‌تواند تضمین کند که داده‌ها هنگام بازیابی سرویس‌ها قابل بازیابی باشند.

همچنین، الگوریتم‌های Google که برای هرزنامه و محتوای نامناسب نظارت می‌کنند، ممکن است دچار اختلال شده و اسناد قانونی را به‌عنوان عناوین توهین‌آمیز علامت‌گذاری و باعث حذف آن‌ها از Google Drive شوند. می‌توانید با مطالعه شرایط خدمات Google در مورد مطالب غیر قابل قبول و نحوه ایمن سازی حساب Google خود با استفاده از احراز هویت دو مرحله‌ای و رمزهای عبور قوی سعی کنید از این مشکلات جلوگیری کنید.

سخن پایانی

گوگل داکس را باید یک ابزار ویرایش فایل‌های متنی قدرتمند دانست که دسترسی به فایل‌ها را در بستر اینترنت مهیا می‌کند. شما می‌توانید در هر جایی که هستید از طریق یک کامپیوتر که به اینترنت متصل است به این اسناد دسترسی پیدا کنید. بنابراین برای افرادی که قصد دارند در هر جایی به فایل‌های متنی خود دسترسی داشته باشند و یا هم‌زمان با همکاران خود آن را ویرایش کنند، یک گزینه بسیار ایده‌آل است.